eDOC (effective Document Consulting)

eDOC je první částí konceptu 4e, originální projekt společnosti Konica Minolta. Zaměřuje se na analýzu, plánování a realizaci optimálního komplexního tiskového systému a využití kancelářské techniky.

Hlavním cílem je především kvalita výstupů, efektivita a optimalizace nákladů.

Aplikace eDOC zajistí každému klientovi měřitelnou finanční úsporu, kterou dosáhne využitím kombinace moderní kancelářské technologie, efektivních firemních procesů a koncepčních nástrojů na snížení nákladů a zvýšení produktivity.

Základní otázky, na které Vám dá eDOC odpověď

Hlavním cílem služby eDOC je odpovědět klientovi na otázky, které si klade v souvislosti se svým stávajícím tiskovým systémem, a pomoci mu zmapovat situaci v oblasti jeho tiskových potřeb.

Předmětem analýzy eDOC jsou především tyto otázky

• Kolik tisků a kopií Vaši pracovníci produkují?
• Je Vaše tisková technika využívána efektivně?
• Jaký je přesný celkový počet kopírovacích strojů, tiskáren a faxů, které využíváte?
• Jaká je přesná výše nákladů, které na provoz těchto zařízení vynakládáte?
• Kteří zaměstnanci, na jakých místech a za jakým účelem tiskovou techniku využívají?
• Jaká je skutečná cena jedné kopie či výtisku?
• Jak náklady na tisk výrazně snížit a přitom zlepšit efektivnost a celkovou kvalitu práce s dokumenty?

Součástí našich odpovědí na Vaše otázky budou i tyto informace

• Jaká kopírovací a tisková zařízení jsou pro Vás optimální.
• Jak postavit systém kompletní správy kopírovacích a tiskových zařízení.
• Jaké jsou možnosti financování navrhovaného tiskového systému.
• Jak dosáhnout optimálních nákladů.

eDOC – více za méně

Chcete-li mít více za méně – zeptejte se profesionálů

Služba eDOC je založena na komplexním pojetí konzultace, kdy se krok za krokem vytváří řešení které bere v úvahu všechny specifika Vaší práce: analýza současného stavu a propracovaná strategie postupu vede tomu, aby navržené řešení odpovídalo Vašim potřebám.

Fáze procesu

 

1. Úvodní rozhovor

• nezávazná informace o hlavních výhodách optimalizace Vašeho tisku
• v případě zájmu zahájíme přípravu analýzy Vašeho současného tiskového řešení

V úvodní fázi dochází k představení služby eDOC. eDOC konzultant Vám poskytne přehled a možnost seznámit se s celkovým konceptem analýz. V případě zájmu můžete využít možnosti prezentace vzorové analýzy pro praktickou představu. Následně je určen základní rámec Vašich potřeb a požadavků v práci s tiskovinami a toho co Vás na analýze zajímá nejvíce. V případě potvrzení zájmu o analýzu naplánuje konzultant časový harmonogram průběhu jednotlivých částí analýzy... 

2. Detailní analýza a zjištění možných úspor

• analýza Vašeho tiskového řešení, celkových nákladů na tisk i jejich složek
• posouzení stavu a vytíženost Vašich tiskových zařízení
• předběžné stanovení rezerv a možností úspor

eDOC konzultant prozkoumá aktuální stav tiskových procesů a zařízení na pracovištích klienta a seznámí se s úrovní a složením nákladů na tisk. Zaměří se na možnosti odhalení rezerv a snížení tiskových nákladů jako celku i jejich jednotlivých složek. Pevnou součástí analýzy je i zjišťování skutečných potřeb uživatelů.

3. Konzultace návrhu a specifikace představ klienta

• seznámení klienta s výsledky analýzy
• porovnání výsledků s konkrétními požadavky a potřebami
• projednání všech oblasti, do kterých se promítne nové optimální řešení tiskového systému, včetně nových, dosud neužívaných služeb

Na základě zjištění při detailní (fyzické) analýze vytvoří konzultant prvotní návrh, který se Vám prezentuje. Zjištěné závěry a návrhy jsou diskutovány a dochází k validaci dle Vašich poznatků a požadavků.

4. Vypracování optimálního návrhu tiskového systému

• návrh optimálního řešení tiskového systému, které zohlední všechny Vaše požadavky
• přesné vyčíslení tiskových nákladů
• seznam a rozmístění vhodných tiskových zařízení
• postup a časový harmonogram implementace nového tiskového systému

Po porovnání výsledků analýzy a požadavků, Konica Minolta navrhne varianty optimálního tiskového systému, které budou vycházet z možností současného tiskového řešení, budou plně akceptovat požadavky klienta a zefektivní a zlevní tiskové procesy. Součástí návrhu je také vyčíslení nákladů. Náklady jsou zde uvažovány jako rozdělení jednotlivých nákladových položek tiskového systému v současném stavu a kalkulace možných úspor po aplikaci návrhu. Kalkulované nákladové položky jsou např. náklady na spotřební materiál, papír, servis, pořízení (obměnu) zařízení, externí tisk, elektřinu, administrativu, atd...

5. Prezentace optimálního řešení a jeho efektů

• detailní seznámení s optimálním řešením Vašeho tiskového systému
• vyčíslení úspor i dalších přínosů včetně zefektivnění pracovních postupů
• zjednodušení správy a zvýšení bezpečnosti tisku.

Zjištěné závěry současného stavu a návrhy na optimalizaci systému jsou následně prezentovány a popsány všem zainteresovaným osobám.
Prezentace probíhá ve dvou rovinách –

1. nákladové kalkulace,
2. procesní změny.

Klient je seznámen s efektivním tiskovým systémem včetně optimálního systému financování.

6. Implementace optimálního tiskového systému

• implementace nového tiskového systému ve sjednaném režimu
• efektivní zaškolení Vašich vybraných pracovníků
• nabídka dalších flexibilních možností budoucí spolupráce

Po projednání a schválení je navržený systém implementován v plné šíři, čímž je zajištěna plná účinnost navrhovaných opatření a znamená okamžitý přínos do prostředí Vaší společnosti, či úřadu.
All-in koncepce

eDOC analýza přináší příležitost pro razantní zvýšení efektivity tiskového systému. K dosažení tohoto cíle předkládá eDOC návrh na optimální nastavení systému, procesů a zvolených služeb spolu s kalkulací nákladů na výtisk stránky zahrnující pořízení, údržbu, servis a spotřební materiál. Zkráceně řečeno eDOC analýza je all inclusive.